Методологические положения исследования систем управления

Принципы построения и функционирования систем
управления

Проведение исследований СУ требует знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны быть присущи современным экономическим условиям. Принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления построения и функционирования СУ, которыми должны руководствоваться кадры управления.

Среди всех видов принципов для СУ следует выделить общие, общесистемные и специальные. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) принципом должен являться принцип системности, во многом определяющий все другие,

В первую очередь при построении и функционировании СУ необходимо учитывать ряд объективных общих принципов»: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всех кадров управления.

Среди общесистемных принципов: необходимо отметить:

целенаправленность - формирование в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих под­систем управления;

делимость — декомпозиция формируемой системы и ее подсистем на элементы;

иерархичность — формирование многоуровневой структуры системы с учетом делегирования полномочий на соответствующий уро­вень управления (отдела, цеха, участка, бригады и т.д.);

взаимодейственность — взаимодействие формируемых и функционирующих подсистем СУ как между собой, так и со всеми другими, внешними по отношению к организации, системами. При этом следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению;

согласованность — сопряжение целей и задач организации при взаимодействии всех иерархических вертикальных и относительно автономных горизонтальных звеньев управлении;

оперативность — своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) мобильному устранению отклонений;

комплексность — взаимная увязка всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного никла продукции, иерархических уров­ней и всего комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению;

системность — постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия;

преемственность, которая должна проявляться как при создании системы, так и при ее функционировании и совершенствовании. Вы­ражаться она может прежде всего в максимальном использовании передового отечественного и зарубежного опыта системного управления:

научность -— разработка мероприятий и воздействий на основе достижении науки и техники с учетом объективных законов и зако­номерностей системного управления;

автономность — обеспечение относительной самостоятельности функционирования структурных элементов и подсистем СУ;

экономичность — снижение затрат на управление в общих расходах организации;

перспективность развития организации как системы;

оптимальность — многовариантная проработка управленческих решений и выбор наиболее целесообразного для организации вари­анта;

устойчивость — удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечение выживания организации в условиях конку­ренции;

комфортность — создание для человека как основного элемента системы максимума удобств для творческой работы и реализации сво­их возможностей;

специализация работ — рациональное разделение управленческого труда в СУ;

концентрация — выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрация усилий управленческих работников па решении основных целей и задач организации:

адаптивность - обеспечение приспособляемости системы организации к изменяющимся внешним и внутренним условиям;

замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса) — выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла, включая планирование, организацию; координацию работы и т.д.

К перечисленным общесистемным принципам следует добавить принцип простоты и доходчивости. В условиях рынка и конкуренции крайне важно понимание каждым работающим основополагающих вопросов управления, особенно управления качеством и обеспечения конкурентоспособности не только продукции, но и всего предприятия.

Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить особое внимание на замкнутость ОФУ — выполнение общих функций управления. К ним можно отнести четыре общие менеджерские функции:

планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достиже­ния целей организации. Этот процесс из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды не может носить дискретный характер, а должен быть непрерывным;

организацию, направленную на структурирование всех работ организационного характера и их распределение по вертикали и го­ризонтали для достижения целей и выполнения намеченных планов и обязательств;

мотивацию, обеспечивающую активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация включает, как правило, внешнее стимулирование (ма­териальное и моральное) и психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации;

контроль, представляющий собой: 1) отслеживание того, что запланировано, 2) выявление того, что сделано в определенный период времени, 3) сравнение - запланированного с достигнутым и 4) принятие корректирующих «мягких» мер при отклонении от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая должна не нести «возмездие», а быть объективной основой для •эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции.

Можно также привести пример состава функций замкнутого управленческого цикла, выполняемого при повышении и обеспечении качества, называемого в зарубежных источниках РДСА — циклом Деминга (по имени американского профессора по УКП): Р — планирование работы; Д — выполнение работы по плану; С — проверка соответствия реального результата с запланированным: А — принятие мер при наличии отклонений фактического результата от запланированного.

На ряде японских предприятий, например в фирме «Комацу», используется следующий состав общих функций управления: планиро­вание, выполнение, проверка и действие (регулирование).

Очевидно, что состав функций в приведенных примерах во многом соответствует функциям управленческого цикла отечественных систем, включающего планирование, организацию работ, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование, учет, контроль и анализ.

Однако представляется целесообразным разукрупнить и упорядочить состав общих управленческих функций применительно к совре­менным СУ.

Например, следует учесть прогнозирование, выделить функцию учета, в которой, кроме общеизвестных подфункций, необходимо организовать идентификацию и прослеживаемость продукции, столь нужную для обеспечения качества, оперативности регулирования производства и т.п. Допустим, причиной обнаруженного дефекта изделия стал недоброкачественный материал. Подфункция идентификации позволяет установить, с какой партией он поставлен, когда и откуда, а затем выявить конкретные детали, в которых использовался.

При выполнении управленческого цикла первостепенную роль играет организация, координация и регулирование процессов управ­ления. Выработанные корректирующие — регулирующие — воздействия на основе организации и координации работ посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) процессов от запланированных.

При рассмотрении ОФУ следует отметить, что в производственном процессе (в производственной системе) аналогично выполняются общие производственные функции, в состав которых могут входить функции: подготовительная, производство изделий или услуг (работ), протекание естественных процессов, транспортировка, контроль и испытание, а также заключительная функция.

К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ следует отнести:

• «продуктовый» подход к управлению, в соответствии с которым управление в системе должно осуществляться (помимо общего управ­ления) по каждому выпускаемому виду разнородной продукции в отдельности;

• управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции (исследования, проектирования и разработки, изготовления, то­варооборота, использования, утилизации или уничтожения);

• выполнение целостного комплекса функций управления, способного обеспечить достижение целей и решение задач системы органи­зации;

• использование в управлении комплекса методов мотивации высококачественного, производительного, заинтересованного, новатор­ского и, главное, осознанного труда как каждого работника, так и всего коллектива работающих;

• формирование у всех изготовителей и потребителей, причастных к реализации жизненного цикла продукции, соответствующих зна­ний, умений и навыков. Выполнение этого принципа требует массовой непрерывной систематической подготовки, обучения и повышения квалификации;

• регулирование на всех иерархических уровнях управления: межотраслевом федеральном; отраслевом федеральном: межотраслевом субъектов федерации; отраслевом субъектов федерации; территориальном (городском, районном); объединения организаций; организации; цеха, отдела; участка, бюро: бригады, группы; рабочего места. В зависимости от уровня управления содержание управленческих функций может быть различно. Для более высокого уровня приобретают значимость функции, связанные с организацией, координацией и регулированием, активизацией и стимулированием. Причем характер воздействий в этом случае, как правило, должен соответствовать рыночным отношениям, собственности и уровням управления. Системное управление следует осуществлять не только в отношении продукции тех организаций, где она непосредственно создается и используется, но и в государственных структурах управления, повышая качество и эффективность их решений, воздействий и услуг (образовательных, правовых и др.). Тем самым будет обеспечиваться более эффективное функционирование хозяйственной системы страны, регионов и в конечном счете организаций;

• интегративное взаимодействие со всеми организациями, связанными с реализацией жизненного цикла продукции. Это в первую оче­редь может относиться к поставщикам сырья, материалов и комплектующих изделий сбытовым, торговым, транспортным, сервисным и эксплуатационным организациям. Совместно с ними целесообразно создавать взаимосвязанные интегративные СУ;

• осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации. При этом наи­большую ответственность следует возлагать на высшее звено управления:

• постоянное (перманентное) использование в управлении воздействий преимущественно превентивного характера с их оперативным (немедленным) выполнением. Это не исключает, а, наоборот, предполагает (в случае недостаточной эффективности превентивных воз­действий) максимально быстрое, текущее устранение возникших отклонений. Таким образом, необходимость выработки как предупре­дительных, так и текущих оперативных управляющих воздействий требует организации постоянно работающей надежной превентивно-перманентной и оперативной обратной связи во всех подсистемах СУ;

• доступность и систематичность проведения внутренних и внешних проверок деятельности но управлению. Этот принцип позволяет совершенствовать, непрерывно развивать и повышать эффективность СУ;

• документирование управленческих процессов, обеспечивающих выполнение технологии управления и производства. Необходимость использования в управлении стандартизации, регламентации и планирования;

• восприятие каждым работающим себя как изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса — как потребителя. Необходимо соблюдать деловую этику и проявлять уважительное отношение ко всем участникам реализации жизненного цикла продукции.

Для реализации вышеизложенных принципов необходим соответствующий механизм управления. Применительно к СУ это совокуп­ность организационных и экономических компонентов, обеспечивающих согласованное, взаимосвязанное и взаимодействующее функ­ционирование всех элементов системы для достижения целей организации. Такой механизм должен обеспечивать в рамках системного управления выработку и реализацию эффективных целенаправленных управляющих воздействий на все многообразные условия и элементы, от которых зависят конечные результаты функционирования СУ,

Среди условий, влияющих на функционирование СУ, молено выделить субъективные (непосредственно связанные с деятельностью человека и зависящие от него) и объективные (связанные со сложившимися обстоятельствами в деятельности человека и практически не зависящие от него). На элементы системы существенное влияние оказывают также социальные, международные и политические факторы, которые в зависимости от уровня рассмотрения можно отнести не только к объективным, но и к субъективным (см. рис. 2.1).

Наряду с указанными на рисунке, можно отметить еще условия, связанные с предназначением и целями организации, со спецификой отрасли, поставщиков, конструкций продукции и характером услуг, оказываемых организацией, требованиями потребителей и клиентов.

Влияние, взаимодействие и проявление многообразных субъективных и объективных условий и функционирующих элементов СУ ис­ключительно сложно. Тем не менее в механизме управления достаточно четко должна прослеживаться последовательная цепочка воздействий: цели СУ организацией (определяющие, в том числе цели УК и охраны окружающей среды, являющиеся стратегически императивными и приоритетными по отношению к другим) —> стратегия и обязательства организации —> мероприятия (воздействия) по достижению целей и выполнению обязательств —> условия, влияющие на элементы системы —> эффективно функционирующие элементы системы —> рациональные решения (информация, документация), продукция и услуги, удовлетворяющие требования потребителей.

Рис. 2.1. Классификация условий, влияющих на функционирование элементов системы управления

Выполнение принципов системного управления и учета всех условий, влияющих на функционирование элементов СУ, является необ­ходимым требованием достижений цепей организации.

Powered by Drupal - Design by artinet