Методические положения исследования систем управления (на примере целевой системы управления качеством)

Методические положения выполнения работ на подготовительной стадии исследования систем
управления качеством

Подготовительная стадия исследования систем УК, которую, по существу, можно назвать предпроектной, среди всех других стадий создания подобных систем имеет наибольшую значимость. От нее практически во многом зависит результативность функционирования всей системы.

Применительно к системам УК, использующим принципы системного управления, необходимо учесть многие их особенности, что тре­бует выработки соответствующих методических положений по проведению этой ответственной стадии их исследования и создания. Как показывает опыт, для большинства случаев основными на данной стадии являются этапы, связанные с проведением исследования и анализа действующих на предприятии систем УК и разработкой ТЗ па создание проекта такого вида систем. Это наиболее трудоемкая часть работы как предпроектной стадии, так и всего процесса создания проекта. От глубины проведения исследования и анализа, обоснованности их выводов и правильности заложенных в ТЗ решений во многом изначально зависит качество и эффективность всего исследовательского проекта прикладного характера.

Прежде чем приступить к исследованиям системы УК, целесообразно обосновать необходимость их проведения, что можно сделать на основе экспресс-метода (Приложение 1). В случае положительного решения последующие работы, как правило, включают несколько этапов:

1. Подготовка соответствующего проекта приказа. После подписания директором приказ должен служить правовой основой прове­дения исследования и последующего создания или совершенствования проекта системы УК на предприятии или в организации.

2. Координация работ, которую следует проводить через специально создаваемую комплексную рабочую группу, состоящую из за­местителей директора, главных и ведущих специалистов предприятия. Целесообразно для организации и координации деятельности по проведению исследования по созданию системы УК образование штатного рабочего исполнительного органа. Такое подразделение следует подчинить лицу, осуществляющему общее руководство всеми исследователъско-проектными работами в этой области (желательно, чтобы это было первое лицо).

3. Обучение, повышение квалификации и подготовка персонала. В учебных планах и программах обязательно следует предусмотреть изучение стандартов и другой НМД и НТД, опыт их применения на предприятиях передовых отраслей при производстве конкурентоспособной продукции или услуг (далее по тексту пособия, как правило, будет употребляться слово «продукция»).

Знания, умения и навыки в этой области должны быть приобретены всеми работниками предприятия — от руководителя до каждого рабочего. Следует всех убедить в том, что качество продукции и ее конкурентоспособность являются наиболее приоритетными перед другими результатами деятельности предприятия.

4. Выбор модели системы УК (целесообразно в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО, принятых в России в качестве национальных). При этом в первую очередь следует отбирать конкретные виды продукции, для которых будут создаваться эти системы. Это исключительно важный вид работы рассматриваемого этапа подготовительной стадии исследования, который предварительно требует проведения маркетинговых исследований, изучения требований потребителей и возможностей предприятия. По результатам проведения исследовательских работ на подготовительной стадии избранную номенклатуру продукции следует уточнить. Окончательный перечень продукции целесообразно согласовать с основными потребителями-заказчиками, с которыми будут заключаться контракты. Далее, в зависимости от требований основных потребителей-заказчиков и специфики производства, для каждого вида продукции следует выбрать необходимую модель системы УК, отвечающую положениям современных воззрений и в наибольшей мере удовлетворяющую потребителя-заказчика. Результаты выбора моделей следует оформить с потребителями-заказчиками контрактами или соглашениями, в которых нужно также указать их дополнительные требования к системам (при наличии таковых) или некоторые требования исключить. Каждая из сторон должна четко и однозначно представлять взаимоприемлемые требования к системам каждого конкретного вида продукции.

5. Разработка программы исследования и анализ действующей на предприятии системы, содержание которой во многом определяется избранной моделью системы УК. Однако независимо от избранных моделей при составлении программы анализа должен быть использован системный подход. Это обусловливает необходимость формирования перед составлением программы прежде всего целей исследования и анализа, которые определят ее содержание. В общем виде программа должна включать вопросы анализа политики в области качества каждого вида избранной продукции, а также соответствия ее реализации фактическим результатам деятельности предприятия в этой области.

В период начального перехода предприятия к использованию прогрессивных стандартов на системы УК (например международных стандартов ИСО) ключевым направлением всей программы должны стать вопросы сравнительного анализа действующих положений системы с требованиями избранной модели системы. При этом в первой части программы следует предусмотреть вопросы анализа сравнительного соответствия элементов функционирующей на предприятии системы УК предъявляемым к ней требованиям. Целью анализа должны стать определение не только негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и приведение действующей системы в соответствие с требованиями современных систем и потребителей.

Во второй части программы необходимо предусмотреть вопросы анализа сравнительного соответствия действующей системы требо­ваниям избранных моделей системы УК конкретных видов продукции.

Программа анализа должна включать и такие вопросы, как сравнение качественных сторон элементов производственной системы (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнение элементов управляющей системы (элементов входа, общих и специальных функций управления качеством, оргструктуры. методов управления и др.). Состав и взаимосвязи элементов системы УК производственной системы и их взаимосвязи представлены в Приложении 2.

Наряду с указанным в программе необходимо также отразить вопросы анализа сложившегося передового опыта по созданию анало­гичных систем, преломляя ею для использования на последующих стадиях исследования. Вся программа анализа составляется специалистами по УК, рассматривается комплексной рабочей группой и утверждается руководителем работ по проведению исследования системы.

6. Подбор действующей НТД, НМД, другой документации и литературы по вопросам анализа и разработки ТЗ на систему УК, способ­ной помочь более полно и эффективно реализовать все этапы подготовительной стадии. Это следует поручить лицам, выполняющим работы на подготовительных этапах исследования систем, с привлечением специальных подразделений и служб информации.

7. Составление плана-графика работ по проведению исследования системы УК, являющегося одним из важнейших организационных документов подготовительной стадии, необходимо начинать с определения перечня работ, а затем осуществлять их привязку к срокам и ответственным исполнителям. План-график должен быть утвержден директором предприятия.

8. Проведение исследования и анализа действующей на предприятии системы УК. Цепи анализа достигаются выполнением этой про­граммы, которая намечена. Для сокращения затрат на сбор данных, используемых при анализе, и получение более достоверных выводов и предложений можно ввести несколько измененный (относительно традиционного) порядок. Сущность такого изменения заключается в предварительном определении (на основе прогноза) гипотезы результатов анализа, то есть до его проведения. В этом случае последова­тельность работ будет носить циклический характер и должна быть примерно следующей: определение гипотезы результатов анализа — определение необходимых показателей и данных для анализа — сбор данных — анализ данных — формулирование результатов анализа данных и сравнение их с гипотезой — принятие решения и корректировка гипотезы о начале повторного цикла анализа или определение предложений по изменению анализируемой системы.

При проведении анализа целесообразно установить наиболее значимые недостатки, которые заслуживают первоочередного внимания. Это может определяться различными показателями (количеством возникновения ошибок, дефектов, проблем, потерями и т.п.). Наиболее применяемым можно признать интегрированный показатель значимости (в процентах). Например, цели анализа достаточно эффективно достигаются с помощью известной типовой диаграммы Парето.

Очень важно для выработки предложений в процессе анализа устанавливать причины и следствия недостатков в действующей системе УК. Для этого целесообразно шире использовать матрицы, формы, номограммы и т.п. Например, при аналитическом сравнении положений действующей системы УК с требованиями НТД и НМД (стандартов ИСО — ГОСТ Р и других прогрессивных методических документов), являющемся центральным а начальный период исследования системы, эффективно применять матрицы соответствия. Такая матрица позволяет отразить одновременно информацию о наличии или отсутствии в действующей системе УК как элементов, предусмотренных НТД, так и опенку соответствия имеющихся элементов требованиям стандартов и дополнений к ним со стороны потребителей-заказчиков. При этом важно отметить, что сравнительный анализ необходимо осуществлять для каждого рассматриваемого вида продукции в отдельности.

На этапе анализа необходимо определить для каждого вида продукции управленческие функции как общего характера, так и специ­ального. При их формировании следует учитывать общие функции УК, стадии жизненного цикла конкретной продукции, состав подсистемы УК и функций, рекомендуемых международными стандартами ИСО на системы качества.

По результатам анализа составляется отчет или аналитическая справка с указанием в них итогов сопоставления различных элементов: оценки эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания более совершенной системы УК; предложения по совершенствованию действующей системы и преобразованию ее в современную систему УК, удовлетворяющую требованиям потребителей.

9. Разработка ТЗ на оргпроектирование системы УК каждого вида продукции. Исходным материалом для этого служат результаты ана­лиза системы. ТЗ устанавливает требования к разрабатываемым системам и порядку их создания. В нем желательно предусмотреть следующие разделы:

• основание для разработки проекта систем (указание распорядительного документа или другого решения);

• цели разработки проекта систем (для каждого конкретного вида продукции формируются важнейшие аспекты политики в области качества и цели разработки проекта системы);

• результаты предпроектного анализа действующей на предприятии системы УК (даются краткая характеристика предприятия и основные результаты проведенного анализа. Отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ);

• общие требования к построению системы УК (формулируются принципы, правила построения и требования к системе в целом, сис­теме общего УК, «продуктовым» системам УК с учетом дополнений со стороны потребителя);

• сроки разработки проекта систем (с указанием ответственных исполнителей-подразделений и сроков разработки проекта систем для каждого вида продукции и их очередности);

• требования (задания) к объектам проектирования систем (перечисляются все необходимые конкретные разработки, изменения и до­полнения к действующей системе УК, в том числе целевые программы «Качество» (или ЦНТЭПКП), обеспечивающие достижение целей проекта, а также проектные формы их представления. По каждой форме представления — проектируемому документу — указывается дата начала и окончания работ и исполнитель. Требования (задания) целесообразно группировать обобщенно — сначала для построения проекта системы общего руководства качеством и совершенствования элементов производственной системы, а затем для построения проектов системы УК каждого вида продукции. Общие для нескольких видов продукции требования можно совместить. К каждому заданию, исходя из материалов анализа и имеющегося опыта у разработчиков ТЗ. целесообразно давать предложения и рекомендации по их выполнению;

• источники финансирования (указываются источники финансирования работ по разработке и реализации проекта);

• состав, содержание и организация работ по внедрению проекта (включает перечень этапов и состав работ и мероприятий по подго­товке и внедрению проекта, сроков их выполнения, исполнителей, форм их завершения);

• технико-экономическое обоснование проекта (определяется величина экономического эффекта по условиям использования каждого вида продукции за установленный расчетный период времени на основе стоимостных опенок позитивных результатов и затрат на разработку и внедрение проекта);

• порядок приемки систем УК (включает информацию о порядке приемо-сдаточных работ, предъявления потребителям, сертификации систем и т.п.);

• нормативно-технические и методические источники проектирования (определяются и перечисляются НТД и НМД и другая доку­ментация, справочные и авторитетные литературные источники, которые могут быть использованы для разработки проекта. В этом же перечне могут указываться проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты, монографии и т.п.);

• перспектива продолжения работ (излагаются направления совершенствования систем);

• приложения (перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.).

Powered by Drupal - Design by artinet